QVADER – DATENSCHUTZHINWEISE
Version 3.3 – Stand 17.10.2026
Für Software, App-Zugang, Kundenverwaltung, Abrechnung und Support
1. Verantwortlicher
QVADER UG (haftungsbeschränkt)
Stolberger Straße 12–18, 52068 Aachen, Deutschland
Vertreten durch Geschäftsführer Tim Schmitz
Datenschutzkontakt: info@qvader.de
2. Welche Daten lokal bleiben und welche wir zentral verarbeiten
QVADER wird auf den Computern des Kundenunternehmens installiert. Die dort für dessen eigenen Geschäftsbetrieb erfassten Endkunden-, Angebots- und Geschäftsdaten bleiben nach der vorgesehenen Funktionsweise lokal. Anmeldung, Berechtigungsprüfung und Modellabruf übertragen diese Inhalte nicht an uns. Für diese lokale Verarbeitung ist das jeweilige Kundenunternehmen verantwortlich. Wenn Sie uns solche Inhalte mit einer Supportanfrage senden, gilt Abschnitt 7.
Davon zu unterscheiden sind unsere eigenen Kundenunterlagen: Die Daten unserer QVADER-Vertragspartner, Rechnungen, Zahlungsstände und App-Zugänge verwalten wir zentral bei Cloudflare. Lokal gespeicherte oder exportierte Rechnungen und Unterlagen können zusätzlich im Rahmen der Vertragsabwicklung und Buchhaltung verarbeitet werden.
Nach Vertragsende endet die Nutzungsberechtigung. Nach Erkennung des abgelaufenen oder gesperrten Zugangs steht die Software einschließlich Datenansicht und Ausgabe innerhalb von QVADER nicht mehr zur Verfügung. QVADER löscht lokale Endkunden- und Geschäftsdaten nicht allein wegen des Vertragsendes. Sichern Sie benötigte Daten und geben Sie erforderliche Dokumente vor Vertragsende aus. Eigene Aufbewahrungs- und Löschpflichten des Kundenunternehmens bleiben bestehen.
3. Kundenverwaltung, Vertrag und Rechnung
Wir verarbeiten Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer, gewählten Tarif, Vertrags- und Freischaltungsdaten sowie Rechnungs- und Zahlungsinformationen. Hinzu kommen interne Kundennummern, Bearbeitungszeitpunkte, erforderliche Notizen und gegebenenfalls steuerliche Kennungen sowie Referenz- und Kontaktangaben für elektronische Rechnungen. Bei Einzelunternehmen und benannten Ansprechpartnern können diese Angaben personenbezogen sein. Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften, Versandstatus und erfasste Zahlungseingänge werden in unserer selbst entwickelten Web-Verwaltung bei Cloudflare verwaltet. Rechnungen und Kundenlisten können für die Bearbeitung und Buchhaltung exportiert werden.
Zahlungen erfolgen per Überweisung auf unser Konto bei der Sparkasse. Zur Zuordnung verarbeiten wir insbesondere Zahlername, Betrag, Verwendungszweck und die mit der Überweisung übermittelten Kontoinformationen. Den Zugang schalten wir nach Prüfung des Zahlungseingangs bis zu einem festgelegten Datum frei. Eine Rechnung allein führt nicht zur Freischaltung.
Zwecke sind Vertragsdurchführung, Kundenbetreuung, Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung und Buchhaltung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Ansprechpartnern und Nutzern eines Firmenkunden sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten. Berechtigtes Interesse ist die ordnungsgemäße Betreuung und Abwicklung unserer Unternehmensverträge.
In der Kundenverwaltung kann zusätzlich die Herkunft eines Kundenkontakts, beispielsweise eine Empfehlung oder ein Social-Media-Kanal, vermerkt und nach Herkunftskategorien ausgewertet werden. Dies dient der internen Beurteilung, über welche Wege Interessenten zu QVADER gelangen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bewertung unserer Vertriebswege. Die Angabe ist für den App-Zugang nicht erforderlich. Sie ist von automatischer Nutzungsverfolgung innerhalb der Kunden-App zu unterscheiden. Personenbezogene Herkunftsangaben löschen oder anonymisieren wir spätestens zwölf Monate nach Erfassung, bei früherem Wegfall des Zwecks früher. Vollständig anonymisierte statistische Ergebnisse können verbleiben.
Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir grundsätzlich acht Jahre, aufbewahrungspflichtige Handelskorrespondenz grundsätzlich sechs Jahre auf, jeweils ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Andere Unterlagen unterliegen ihren jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sonstige Vertrags- und Kontaktdaten löschen wir nach Wegfall des Zwecks. Für konkrete Ansprüche erforderliche Unterlagen dürfen bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfrist beziehungsweise bis zum Abschluss eines laufenden Verfahrens aufbewahrt werden. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre ab dem maßgeblichen Jahresende; abweichende Fristen und Hemmungen bleiben zu berücksichtigen. Die Löschung des App-Zugangs löscht diese Unterlagen nicht.
Erhalten wir personenbezogene Kontaktdaten eines Mitarbeiters vom Kundenunternehmen, stammt die Information aus diesem Unternehmen. Verarbeitet werden die mitgeteilten Kontakt- und Zuordnungsdaten für die vorstehenden Zwecke.
4. Einladung, Passwort und Wiederherstellung
Für den Zugang verwenden wir die E-Mail-Adresse als Anmeldenamen und ordnen den Zugang dem betreffenden Kundenunternehmen zu. Einladungen werden per E-Mail mit einem Link zum selbstständigen Festlegen des Passworts versandt. QVADER vergibt dabei keine vorläufigen Startpasswörter. Für die Wiederherstellung wird nach Anforderung ein Passwort-zurücksetzen-Link per E-Mail verschickt. Als Versandpostfach dient info@qvader.de bei STRATO.
Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Kundenzuordnung, Kontostatus, Passwort-Hash sowie die für Einladungs- und Rücksetzlinks erforderlichen Tokens und deren Gültigkeitsinformationen. Bei Verbindungen wird die IP-Adresse verarbeitet. Passwörter werden über HTTPS verschlüsselt übertragen und auf dem Server zur Authentifizierung beziehungsweise Hashbildung verarbeitet. Gespeichert werden Passwort-Hashes mit individuellem Zufallszusatz, keine Klartextpasswörter. Bei Sitzungs- und Einmal-Tokens speichert die Anmeldedatenbank deren Hashwerte anstelle der nutzbaren Tokens. Zwecke sind die sichere Kontoeinrichtung, Anmeldung und Wiederherstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Betroffenen als Vertragspartei, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung des vereinbarten Unternehmenszugangs. Einladungslinks sind sieben Tage gültig. Ein über die App angeforderter Passwort-zurücksetzen-Link gilt eine Stunde; ein durch die QVADER-Verwaltung ausgestellter Rücksetzlink gilt drei Tage. Neue Links ersetzen zuvor ausgestellte Links des Zugangs. Nach erfolgreicher Nutzung werden die zugehörigen Einmal-Datensätze gelöscht. Abgelaufene Einmal-Datensätze werden bei der anschließenden Bereinigung, spätestens 24 Stunden nach Ablauf, gelöscht. Nach einem Passwort-Reset werden bestehende App-Sitzungen widerrufen, sodass eine erneute Anmeldung erforderlich ist.
5. Sitzung, Zugangskontrolle und Modellabruf
Zur Anmeldung und Durchsetzung nur einer gleichzeitigen Nutzung verarbeiten wir Sitzungskennungen und Tokens sowie die für deren Gültigkeit und Zuordnung notwendigen Informationen, insbesondere interne Benutzerzuordnung sowie Erstellungs-, Änderungs- und Ablaufzeitpunkte. Das nutzbare Sitzungstoken liegt in der Desktop-App ausschließlich im Arbeitsspeicher ihres Hauptprozesses. Es wird dort nicht dauerhaft als Datei, Cookie oder im Browser-Speicher abgelegt und geht beim Beenden der App verloren. Eine erneute Anmeldung ist dann erforderlich. Eine Anmeldung auf einem weiteren Computer beendet die bisherige serverseitige Sitzung. Der erste Computer erkennt dies bei seiner nächsten Online-Prüfung. Die App prüft beim Start beziehungsweise bei der vorgesehenen Prüfung sowie regelmäßig alle vier Stunden, ob der Zugang freigeschaltet und noch gültig ist. Hierbei werden die zur Zuordnung und Prüfung erforderlichen Sitzungs- und Berechtigungsinformationen mit dem Dienst bei Cloudflare ausgetauscht. Nach der Anmeldung lädt die App freigegebene Modelle automatisch. Die Berechtigung kann auch einzelne, nur einem Kunden zugewiesene Modelle umfassen. Dabei werden die zur Übertragung und Berechtigungsprüfung erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Modell-/Dateikennung und die zur Zuordnung erforderlichen Zugangsnachweise. Ein Modellabruf ist für diese Softwarefunktion erforderlich und keine freiwillige Statistikfunktion.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Betroffenen als Vertragspartei, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die sichere Dienstbereitstellung, die Prüfung des bezahlten Nutzungszeitraums, der Schutz lizenzierter Inhalte und die Begrenzung gleichzeitiger Zugänge. Die serverseitige Sitzung gilt längstens bis zum Ende der Freischaltung und ansonsten bis vier Stunden zuzüglich einer Minute technischen Puffers nach Anmeldung beziehungsweise letzter erfolgreicher Berechtigungsprüfung. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Laufzeit innerhalb dieser Grenzen erneuert. Abmeldung und Sperrung löschen die zugehörige serverseitige Sitzung; eine neue Anmeldung ersetzt die vorherige. Beim Schließen der App wird eine Abmeldung angefordert. Scheitert die Übertragung, wird die verbliebene Sitzung spätestens mit ihrem Ablauf unbrauchbar. Abgelaufene Sitzungsdatensätze werden bei weiteren Anmeldungen bereinigt und spätestens 24 Stunden nach Ablauf gelöscht. Schlägt eine fällige Online-Prüfung fehl, gewährt die App keine zusätzliche Offline-Nutzungsfrist. Gesonderte Sicherheitsprotokolle richten sich nach Abschnitt 6. Eine Token-Laufzeit verlängert nicht die Vertragslaufzeit.
Aufbewahrung des deaktivierten App-Zugangs: Mit Vertragsende endet die Berechtigung; QVADER deaktiviert den Zugang. Den Passwort-Hash löschen wir spätestens 30 Tage nach Vertragsende. E-Mail-Adresse und eine gegebenenfalls weiter verwendete Benutzerkennung im Anmeldekonto speichern wir für offene Rückfragen und eine erleichterte Wiederaufnahme höchstens 90 Tage nach Vertragsende. Entfällt der Zweck früher, löschen wir die Angaben früher. Rechtsgrundlage für diese Nachlaufzeit ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die geordnete Abwicklung und erleichterte Wiederaufnahme. Danach ist bei Rückkehr ein neuer Zugang beziehungsweise ein neues Passwort erforderlich. Für dieselben Angaben in Rechnungen und Vertragsunterlagen gilt Abschnitt 3. In von QVADER verwalteten Sicherungskopien verbleibende, bereits aus dem Produktivsystem gelöschte Daten werden spätestens nach weiteren 30 Tagen durch Löschung oder Überschreiben entfernt. Bis dahin dienen diese Kopien nur der Wiederherstellung und werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet. Bei einer Wiederherstellung werden bereits erfolgte Löschungen erneut umgesetzt.
6. Schutz vor Missbrauch, technische Protokolle und Aktionsprotokoll
Zur Begrenzung missbräuchlicher Anmelde-, Passwort- und Kataloganfragen speichern wir Zähler mit Zeitfenstern und einem Bezug zur IP-Adresse beziehungsweise zum Anmeldenamen in der zentralen Datenbank. Das Ende eines Zählzeitfensters beendet die jeweilige Begrenzung; die gespeicherten Einträge werden innerhalb der nachstehenden Sieben-Tage-Frist gelöscht.
Cloudflare Workers protokolliert technische Aufrufe und Fehler. Dabei können insbesondere Zeitpunkte, aufgerufene Adressen, Anfragearten, Antwortstatus, technische Kennungen und Fehlermeldungen verarbeitet werden. Dies ist von freiwilligen Fehlerberichten aus der Desktop-App zu unterscheiden.
Ein getrenntes Aktionsprotokoll erfasst insbesondere Anmeldungen und Verwaltungsvorgänge wie Einladung, Passwortänderung, Freischaltung, Sperrung, Zugangslöschung, Rechnungsbearbeitung, Modellzuweisung und Exporte. Es enthält Zeitpunkt, betroffenen Anmeldenamen oder Datensatz, Aktion und erforderliche Details. Bei Verwaltungsvorgängen wird die E-Mail-Adresse des berechtigten Administrators als Bearbeiter zugeordnet. Der letzte Anmeldezeitpunkt kann dadurch in der Verwaltung angezeigt werden. Die Löschung eines App-Zugangs entfernt nicht automatisch rechtmäßig weiter aufzubewahrende Protokolle. Zwecke sind die Absicherung des Betriebs sowie die Nachvollziehbarkeit und Aufklärung von Änderungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigte Interessen sind sichere Abläufe und Schutz vor Missbrauch.
Für technische Protokolle unter unserer Kontrolle ist eine Löschung spätestens nach sieben Tagen vorgesehen. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen werden nur die zur Aufklärung und gegebenenfalls Rechtsverfolgung nötigen Einträge länger aufbewahrt und nach Wegfall dieses Zwecks gelöscht. Einträge des getrennten Verwaltungs-/Aktionsprotokolls löschen wir grundsätzlich nach 90 Tagen, bei früherem Wegfall des Zwecks früher. Soweit einzelne Einträge als notwendiger Bestandteil einer gesetzlich aufzubewahrenden Rechnungs- oder Buchhaltungsdokumentation erforderlich sind, gelten stattdessen die hierfür einschlägigen gesetzlichen Fristen aus Abschnitt 3. Konkrete Sicherheits- und Streitfälle können die begrenzte längere Aufbewahrung erforderlicher Einträge rechtfertigen.
7. Kontakt und Support
Support erfolgt ausschließlich per E-Mail an info@qvader.de, ohne Fernzugriff auf Kundencomputer. Wir verarbeiten Absenderadresse, mitgeteilte Kontaktdaten, Nachrichten und Anhänge zur Bearbeitung. Bitte schicken Sie nur erforderliche Informationen und entfernen Sie möglichst Endkundendaten aus Screenshots. QVADER sendet keine automatischen Fehlerberichte und erstellt keine automatischen Nutzungsstatistiken aus der Kunden-App. Fehler werden von Nutzern selbst gemeldet. Technische Sitzungs- und Berechtigungsprüfungen sowie die Herkunftsauswertung nach Abschnitt 3 bleiben davon unberührt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigenen Vertragspartnern, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung von Anfragen und die Unterstützung unserer Firmenkunden. Gewöhnliche Supportanfragen löschen wir spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung, bei früherem Wegfall des Zwecks früher. Aufbewahrungspflichtige Handelskorrespondenz und Rechnungen unterliegen den Fristen aus Abschnitt 3. Für konkrete Streitfälle notwendige Angaben werden bis zum Wegfall dieses gesonderten Zwecks aufbewahrt.
8. Dienstleister und weitere Empfänger
Cloudflare: Für App-Dienste, Web-Verwaltung und zentrale Datenbank nutzen wir Cloudflare Workers für die Serverfunktionen, D1 für die Datenbank und R2 für Modelldateien und Vorschaubilder. Cloudflare Access schützt die Web-Verwaltung. Verarbeitet werden dort insbesondere die Daten aus den Abschnitten 3 bis 6. Für berechtigte Administratoren verarbeitet Access zusätzlich die zur Anmeldung und Zugriffskontrolle notwendigen Identitäts- und Verbindungsdaten. Die Identitätsprüfung der Verwaltung ist von der Kundenanmeldung in der Desktop-App getrennt. Die Einbindung von Better Auth erfolgt serverseitig; für die Desktop-Anmeldung werden keine Better-Auth-Browsercookies gesetzt. Anbieter ist Cloudflare, Inc., USA, beziehungsweise die nach dem gebuchten Vertrag zuständige Cloudflare-Gesellschaft. Datenschutzinformationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ Auftragsverarbeitung: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/
STRATO: Website und E-Mail-Postfach info@qvader.de werden bei STRATO GmbH, Deutschland, betrieben. Über das Postfach laufen insbesondere Einladungen, Passwort-Wiederherstellung, Kundenkommunikation und Support. STRATO ersetzt nicht den Cloudflare-Dienst für die App-Anmeldung. Datenschutzinformationen: https://www.strato.de/datenschutz/
Weitere Empfänger sind unsere kontoführende Sparkasse zur Zahlungsabwicklung, unser Steuerberater für Buchhaltung und steuerliche Betreuung sowie Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten. Banken und Steuerberater handeln im Rahmen ihrer eigenen gesetzlichen Aufgaben regelmäßig eigenverantwortlich. Zugriff auf die Web-Verwaltung erhalten nur hierzu berechtigte Administratoren. Externe technische Betreuung erhält Zugriff nur soweit für ihre Aufgabe berechtigt und erforderlich; notwendige Vertraulichkeits- und gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsregelungen sind gesondert sicherzustellen. Vertrauliche Kunden- und Geschäftsdaten werden nicht verkauft oder Wettbewerbern unserer Kunden zur geschäftlichen Nutzung bereitgestellt. Eine eigenständige Verwendung für Werbung, Vermarktung, Profilbildung oder das Training allgemein verwendbarer KI-Modelle ist ohne gesonderte ausdrückliche Vereinbarung vertraglich ausgeschlossen. Eine solche Vereinbarung ersetzt keine erforderliche Datenschutz-Rechtsgrundlage. Notwendige Dienstleisterübermittlungen und rechtlich verpflichtende Offenlegungen bleiben unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich. Vertraulichkeitspflichten gelten nach Vertragsende fort.
9. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Cloudflare ist ein international tätiger Anbieter. Eine ausschließlich deutsche oder ausschließlich europäische Verarbeitung wird hiermit nicht zugesichert. Auch eine EU-Einstellung der Datenbank allein schließt Verarbeitungen durch andere Cloudflare-Dienste oder Zugriffe aus anderen Ländern nicht aus. Cloudflares DPA sieht Mechanismen zur Absicherung internationaler Übermittlungen vor, unter anderem das EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar, und Standardvertragsklauseln für entsprechende Drittlandübermittlungen. Informationen und gegebenenfalls Kopien einschlägiger Garantien erhalten Sie über info@qvader.de sowie die oben verlinkten Anbieterunterlagen.
10. Erforderlichkeit der Angaben
Die für Vertrag, Abrechnung, Anmeldung, Sitzungs- und Berechtigungsprüfung benötigten Daten sind erforderlich, um diese Leistungen bereitzustellen und rechtliche Pflichten zu erfüllen. Ohne sie ist die jeweilige Leistung gegebenenfalls nicht möglich. Zusätzliche Angaben zu Anfragen und die Herkunft eines Kontakts sind für die App-Nutzung nicht erforderlich.
11. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen richten Sie an info@qvader.de. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Aufenthalts-/Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für QVADER kommt insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Betracht: https://www.ldi.nrw.de/
Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Abruf verarbeitet der Server technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Adresse sowie gegebenenfalls Browserinformationen und Herkunftsseite. Dies dient der Auslieferung, Verfügbarkeit und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger und sicherer Websitebetrieb.
STRATO stellt für Hostingpakete anonymisierte Zugriffsprotokolle der letzten sechs Wochen bereit; grafische Statistiken können länger verfügbar sein. Diese Angabe betrifft die bereitgestellten Hostingprotokolle und nicht pauschal alle technischen Protokolle von STRATO. Informationen finden Sie bei STRATO zu Statistik und Logfiles.
Unsere E-Mail- und Bestelllinks öffnen Ihr eigenes E-Mail-Programm. Erst wenn Sie die Nachricht versenden, erhalten wir die darin enthaltenen Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse und Nachrichtentext. Wir verwenden sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage beziehungsweise zur Vertragsanbahnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung von Anfragen. Für Anfragen und Support gelten die Lösch- und Aufbewahrungsfristen in Abschnitt 7 „Kontakt und Support“ der vorstehenden Datenschutzhinweise; gewöhnliche Supportanfragen löschen wir spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung, sofern sie nicht früher entbehrlich sind.
Wir speichern Ihre Auswahl zu Statistik im lokalen Speicher Ihres Browsers unter „qvader_consent“. Gespeichert werden die Auswahl, ihr Zeitpunkt und die Version der Abfrage, ohne eine eindeutige Besucherkennung. Die Auswahl wird nach 180 Tagen erneut abgefragt. Sie können sie jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Footer ändern oder durch Löschen der Website-Daten im Browser entfernen. Ist der lokale Speicher gesperrt, gilt Ihre Auswahl grundsätzlich nur für die aktuelle Seite; beim Widerruf kann zusätzlich eine Ablehnungsmarkierung für das Browserfenster gesetzt werden.
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